shadow

HAL PENTING DI PURCHASING DEPARTMENT – PART 2

jobdesc2HAL PENTING DI PURCHASING DEPARTMENT

MENGAPA PURCHASING PENTING?

Rata-rata perusahaan manufaktur menghabiskan sekitar 50% dari sales mereka untuk pembelian bahan baku, komponen, dan perlengkapan.

Hal ini menyebabkan Purchasing department memiliki potensi yang sangat besar untuk meningkatkan Laba perusahaan.

COST SAVING dapat dilakukan diantaranya dari sisi negosiasi harga material dan alternatif material. Alternatif material tentu saja harus melibatkan beberapa departemen dan harus sesuai dengan SOP yang berlaku di perusahaan tsb.

OBJECTIVE PURCHASING

Tujuan pembelian dapat dibagi menjadi 4 kategori:

  1. BEST PRICE. Mendapatkan barang dan jasa dengan harga yang bersaing
  2. BEST QUALITY and QUANTITY. Mendapatkan barang dan jasa dari kuantitas dan kualitas yang dibutuhkan.
  3. BEST DELIVERY. Memastikan layanan terbaik dan pelayanan yang cepat oleh supplier
  4. GOOD RELATIONSHIP. Mengembangkan dan memelihara relationship yang baik dengan supplier dan mengembangkan potensi supplier

 

Untuk memenuhi tujuan tersebut, beberapa fungsi dasar harus dilakukan:

  • Menentukan spesifikasi pembelian: kualitas yang tepat, tepat jumlah, dan tepat pengiriman (waktu dan tempat)
  • Memilih supplier atau manufacurer material/source/sumber yang tepat
  • Negosiasi syarat dan ketentuan pembelian yaitu harga yang tepat dan term of payment
  • Penerbitan dan administrasi pesanan pembelian atau PO (Purchase order)

 

PURCHASING CYCLE

Siklus pembelian terdiri dari 6 langkah berikut:

  1. Menerima dan menganalisis permintaan pembelian atau Purchase Request (PR)
  2. Memilih supplier, menemukan calon supplier, mengeluarkan permintaan penawaran (quotations), menerima dan menganalisis quotations, dan memilih supplier yang tepat
  3. Menentukan harga yang tepat
  4. Menerbitkan PO
  5. Menindaklanjuti untuk memastikan tanggal pengiriman terpenuhi
  6. Menyetujui faktur supplier untuk pembayaran

Yang perlu dicatat terutama adalah:

PO yg diterima oleh supplier, menjadi sebuah kontrak hukum untuk pengiriman barang sesuai persyaratan dan kondisi yang ditentukan dalam perjanjian jual beli. Pembelian

 

MENENTUKAN SUPPLIER

Ada Beberapa faktor dalam memilih supplier antara lain adalah:

  • Kemampuan Teknis
  • Kemampuan Manufaktur
  • Keandalan
  • Layanan purna jual
  • Lokasi supplier
  • Keampuan JIT
  • Harga

 

Penjelasan:

 

1.Kemampuan Teknis. Apakah supplier memiliki kemampuan teknis untuk membuat/memproduksi produk sesuai spesifikasi dan kualitas yg disyaratkan user/ customer? Apakah supplier memiliki program pengembangan produk dan perbaikan?

Apakah supplier dapat menyarankan perubahan dalam spesifikasi produk untuk product improvement dan cost reduction.

2.Kemampuan manufaktur. Manufaktur harus mampu memenuhi spesifikasi untuk produk secara konsisten. Ini berarti bahwa fasilitas manufaktur supplier harus mampu menyediakan kualitas dan kuantitas produk yg diinginkan. Supplier harus memiliki jaminan kualitas yang baik Program, kompeten dan personil manufaktur yang mampu, dan manufaktur yang baik perencanaan dan pengendalian sistem untuk memastikan pengiriman tepat waktu. Ini penting dalam memastikan bahwa supplier dapat menyediakan kualitas dan kuantitas ingin.

3.Keandalan. Dalam memilih supplier, juga diutamakan yg sudah ternama, stabil, dan kuat secara finansial. Trust atau saling percaya dan jaminan bahwa supplier secara finansial  mampu untuk bertahan dalam bisnis, sangat dibutuhkan dalam relationship jangka panjang.

4.Layanan purna jual. Jika produk yang bersifat teknis atau mungkin perlu diganti bagian atau dukungan teknis, supplier harus memiliki layanan purna jual yang baik, termasuk ketersediaan spare part.

5.Lokasi Supplier. Lebih diprioritaskan jika supplier berada dekat pembeli, atau setidaknya memiliki gudang dekat pembeli. Lokasi dekat membantu memepersingkat pengiriman dan kekurangan stock tiba-tiba diantisipasi dengan cepat

6.Kemampuan JIT. Perusahaan yang modern menginginkan persediaan bahan baku rendah, sehingga memerlukan pengiriman dari suplier yang  akurat dan tepat waktu. Hal ini dimungkinkan jika supplier mau menyediakan buffer stock.

7.Harga. Supplier harus dapat memberikan harga dan term of payment yang kompetitif. Ini tidak selalu berarti harga terendah.

 

Ada tiga jenis sumber/source material yaitu tunggal, ganda, dan single.

  1. Tunggal

Bahwa hanya satu supplier yang tersedia karena hak paten, spesifikasi teknis, bahan baku, lokasi, dan lain sebagainya

  1. Ganda

Beberapa sumber adalah penggunaan lebih dari satu supplier untuk item. Potensi keuntungan dari beberapa sumber yang bahwa persaingan akan menghasilkan harga yang lebih rendah dan layanan yang lebih baik dan bahwa akan ada kontinuitas pasokan

3. Sumber tunggal adalah keputusan yang direncanakan oleh organisasi untuk memilih salah satu supplier

 

PENILAIAN SUPPLIER

Penilaian supplier dilakukan oleh user dan Purchasing.

Salah satu metode yg dapat digunakan adalah metode peringkat, Caranya adalah sbb:

  • Pilih faktor-faktor yang harus dipertimbangkan dalam mengevaluasi supplier potensial. Contoh faktor tersebut adalah Kualitas, Kualitas, Ketepatan waktu pengiriman, Harga
  • Menetapkan bobot untuk setiap faktor. Biasanya menggunakan skala 1 sampai 10, misalnya faktor Kuantitas diberi bobot 3 dan faktor Kualitas diberi bobot 2, karena Kualitas lebih penting. Jumlah Bobot untuk semua faktor misalnya maximum 10.
  • Berilah nilai pada supplier untuk setiap faktor. Supplier dinilai berdasarkan kemampuan mereka untuk memenuhi persyaratan masing-masing faktor, biasanya skala 1 sampai 10 digunakan.
  • Buatlah peringkat supplier. Untuk setiap supplier, bobot setiap faktor dikalikan dengan nilai supplier. Sebagai contoh, jika faktor memiliki bobot 3 dan supplier dinilai 10 untuk faktor itu, maka hasilnya 30. Kemudian hasil utk semua faktor dijumlahkan, maximum hasilnya adalah 100.

Misalnya jumlah tsb dikategorikan menjadi 4 tingkat yaitu:

  1. Peringkat 1 = 75-100 : Baik
  2. Peringkat 2 = 50-79   : Cukup
  3. Peringkat 3 = 25-49   : Kurang
  4. Peringkat 4 = 1-24     : Sangat Kurang

Jika supplier peringkat 3 dan 4 tidak dapat diimprove sebaiknya mencari supplier lain yg lebih baik. 

Referensi:

Jr.Tony Arnold., Stephen N. Chapman., Llyoid M. Clive.2008. Introduction to material management. 6th edition.Prentice Hall.

 

Incoming search terms:

  • hal hal penting di purchasing
  • hal penting pada purchasing
  • kekurangan Purchasing Department
  • purchasing management manufaktur
  • Purchasing menentukan spek
  • section yang ada dipurchasing
facebooktwittergoogle_pluslinkedinrssyoutube

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *