shadow

3 Aktivitas utama di Warehouse

cek barang3 Aktivitas utama di Warehouse (Gudang) dan Warehouse Management (Manajemen Pergudangan)

Secara umum ada berapa macam Warehouse?

  1. Raw Material (RM) Warehouse
  2. Packaging Material (PM) Warehouse
  3. Finished Goods (FG) Warehouse
  4. MRO (maintenance, repair and operational supplies) Warehouse yaitu Gudang untuk pendukung produksi misalnya sparepart mesin, oli, alat-alat kebersihan, ATK, dsb

Untuk selanjutnya saya akan menggunakan istilah MATERIAL untuk RM dan PM.

3 Aktivitas Utama di Warehouse

  1. RECEIVING
  2. STORING
  3. ISSUING

Mari kita pelajari satu persatu ya…………………………………

1.RECEIVING (PENERIMAAN)

  • RM dan PM Warehouse menerima material dari supplier yang disertai dengan DO (delivery order) atau biasa disebut surat jalan, khusus untuk pabrik farmasi, material harus dilengkapi CoA (certificate of analysis)
  • FG diterima dari bagian produksi. Petugas Gudang harus mencocokkan surat pengiriman dari produksi dengan FG yg dikirim
  • Berikut ini Receiving procedure material yang umum dilakukan yang akan diatur dalam SOP:
    • Petugas warehouse melakukan cek kebersihan kendaraan yg memuat material
    • Menurunkan barang ke atas pallet, mengecek kebersihan dan kondisi kemasan/wadah material, jika kemasan yang kontak langsung dengan raw material rusak maka langsung dikembalikan ke supplier
    • Cek nama material, pabrik pembuat, quantity material yang dikirim harus sama dengan PO (surat pesanan)
    • Cek Expiry date, berapa minimal ED yg boleh diterima sesuai SOP yg berlaku, jika tidak sesuai dengan SOP harus didiskusikan dengan PPIC utk menentukan apakah material ini akan habis diproduksi sebelum expired, jika setelah dihitung PPIC material masih tersisa setelah expired maka barang dikembalikan ke supplier
    • Kemudian dicatat di Log book Receiving material dan diberi no urut, di pabrik farmasi no urut ini biasanya disebut QC
    • Dientry ke dalam sistem komputer dan/atau dicatat di stock card manual sebagai backup system jika diperlukan
    • Material diberi label KARANTINA, lalu material diperiksa oleh bagian QC jika memenuhi syarat label karantina diganti RELEASED dan jika tidak memenuhi syarat label karantina diganti REJECTED  
    • Material yg sudah release boleh digunakan untuk produksi
    • Material yg direject dikembalikan ke supplier berserta surat retur, berkoordinasi dengan bagian Purchasing dan diinformasikan ke bagian PPIC

2. STORING (PENYIMPANAN)

  • Setelah material/FG diterima, tugas dari warehouse adalah menyimpannya sesuai dengan sifat masing-masing material, biasanya di industri farmasi mempunyai SOP yg mengatur persyaratan suhu penyimpanan.
  • Di industri farmasi umumnya mempunyai ruangan AC, Non AC dan Cool storage
  • Warehouse sebaiknya mempunyai area Penerimaan, Karantina, Released dan Rejected
  • Untuk keamanan Warehouse sebaiknya kunci warehouse dipegang oleh Manager atau Supervisor Warehouse, dan tamu atau petugas dari departemen lain wajib mengisi buku tamu

3.ISSUING (PENGELUARAN)

  • Mengeluarkan material dari warehouse HARUS berdasarkan Surat permintaan (Material requirement document/MRD) yang telah disetujui sesuai SOP
  • Mengeluarkan FG dari Warehouse HARUS berdasarkan PO dari customer
  • Material/FG disiapkan oleh Warehouse kemudian dikeluarkan dari system komputer dan stock card manual
  • Petugas Waresehouse mencetak Material issued document dan Delivery order FG
  • Material/FG dikirim ke produksi atau dept lain atau customer beserta Material issued document dan Delivery order FG
  • Mengeluarkan material/Finished goods harus berdasarkan FEFO (First expired First out) dan FIFO (First in First Out)

 

Dalam menjalankan aktivitas tersebut petugas Warehouse berpedoman pada  4 Tanggung Jawab Utama Warehouse sesuai dengan SOP yang berlaku, yaitu:

  1. Menjaga QUANTITY material dengan akurat
  2. Menjaga QUALITY material selama penyimpanan
  3. Melayani customer dengan CEPAT dan TEPAT
  4. Memelihara BANGUNAN, MESIN dan EQUIPMENT yaitu Forklift, Hand pallet, Rak, Tmbangan, Computer, dsb

 

  • Menjaga QUANTITY material dengan akurat
  1. QUANTITY AKURAT artinya jumlah material secara fisik harus sama dengan stock card di system komputer dan/atau stock card manual
  2. Random stock taking sebaiknya dilakukan setiap hari dan stock taking utk seluruh material harus dilakukan setahun sekali
  3. Harus ada SOP yang mengatur Stock Taking dan adjustment stock yg harus dilakukan jika ada discrepancy antara stock fisik dan stock card

 

  • Menjaga QUALITY material selama penyimpanan
    1. Warehouse wa menyimpan dan mengirimkan material/FG sesuai dengan persyaratan suhu yang telah ditetapkan agar Quality tetap terjaga
    2. Kebersihan material/FG juga harus diperhatikan
    3. Warehouse hanya menyimpan material/FG yang Quality nya baik, jika rusak/rejected /PM design lama/Expired, harus segera di-follow up ke bagian terkait (QC,PPIC,Purchasing) untuk dikembalikan ke supplier atau dimusnahkan sesuai dengan SOP
    4. Setiap material harus mempunyai Label identitas dan Label status KARANTINA/RELEASED/REJECTED, jika tidak ada Label tersebut maka petugas Warehouse harus follow up ke bagian QC
    5. Suhu dan Kebersihan harus dimonitor dan direcord setiap hari
  • Melayani customer dengan CEPAT dan TEPAT jumlah
    1. Setelah menerima PO untuk FG atau Material requirement document, Warehouse harus segera mengirimkan FG atau material sesuai tanggal kebutuhan dan jumlah yang tepat sesuai permintaan
    2. Jika FG atau material tidak available/tersedia di Warehouse, maka petugas Warehouse harus Follow up dengan membuat DAFTAR OUTSTANDING PO atau MRD dan menginformasikannya ke bagian terkait yaitu PPIC, Produksi, QC, Customer, dsb
  • Memelihara MESIN dan EQUIPMENT yaitu Forklift, Hand pallet, Rak, Tmbangan, Computer, dsb
    1. Warehouse harus mempunyai DAFTAR MESIN DAN EQUIPMENT yg terdiri dari data Item No, Nama alat, Merk, Tahun pembuatan, Kapasitas, Tanggal Kalibrasi (jika ada)
    2. Record perbaikan dan pemeliharaan bangunan, mesin dan equipment juga harus ada, misalnya : tanggal berapa bangunan di cat atau renovasi, kapan forklift ganti ban, dsb.

Sekian dulu pembahasan mengenai Warehouse ya …………..Salam

 

 

 

 

Incoming search terms:

  • aktivitas warehouse
  • apa itu barang RM di pergudangan
  • aktivitas di warehouse
  • aktivitas yg ada di warehouse
  • aktivitas warehousing
  • aktivitas warehouse in english
  • aktivitas utama pergudangan
  • aktivitas aktivitas yang ada di warehouse
  • aktifitas werehouse
  • warehouse rm pm adalah
facebooktwittergoogle_pluslinkedinrssyoutube

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *